Sopivan kassan valinta - mitä pitää ottaa huomioon?

Sopivan kassan valintaan vaikuttavat asiakkaan, liiketoiminnan sekä henkilökunnan tarpeet - mutta mitä pitää muistaa ottaa huomioon?

Asiakkaiden ostokäyttäytyminen on mullistunut viimeisen parin vuosikymmenen aikana. Jatkuvasti kehittyvän teknologian, verkkokauppojen ja mobiilisovellusten myötä kuluttajat ovat tottuneet täysin uudenlaiseen ostokokemukseen, ja nyt kaupankäynniltä odotetaan ennen kaikkea nopeutta, tehokkuutta ja saumattomuutta. Lisäksi kaupankäynnin on oltava mahdollista kaikkialla - kellonajasta ja kanavasta riippumatta.

Kauppiaan näkökulmasta tämä tarkoittaa vaihtoehtojen tarjoamista niin myyntikanavia kuin maksutapojakin mietittäessä.

Tähän osto- ja kulutuskäyttäytymisen muutokseen voidaan vastata muun muassa modernilla kassajärjestelmällä, jonka voi samalla muokata vaikka pienimuotoiseksi verkkokaupaksi. Nykyaikainen ja älykäs kassa mukailee sekä yrittäjän että asiakkaan tarpeita ja tarjoaa molemmille osapuolille mahdollisimman vaivattoman käyttökokemuksen.

Oikeanlaisen kassan ja kassajärjestelmän valinta voi tuntua kuitenkin vaikealta, sillä perinteisten kassajärjestelmien rinnalle on tullut paljon erilaisia ketteriä kassaratkaisuja.

Kassan valintaprosessi koostuu ihanteellisesti…

1. Erilaisten kassajärjestelmään liittyvien tarpeiden ja ominaisuuksien kartoittamisesta
2. Toimivimman hinnoittelumallin selvityksestä
3. Potentiaalisesti sopivimpien kassajärjestelmien koekäytöstä
   
   

Vaiheittain eteneminen auttaa selvittämään, millainen kassa toimii parhaiten juuri sinun yrityksellesi. Tässä edellä mainitut kolme kohtaa lyhyesti:

1. Tarpeiden kartoittaminen: mitä ominaisuuksia tarvitset liiketoimintasi tueksi?

Kassan tulee ensisijaisesti mahdollistaa liiketoimintasi kannalta tärkeät päivittäiset toimenpiteet. Jokainen yritys ja asiakaskunta on erilainen, joten myös kassoilta vaaditut ominaisuudet vaihtelevat. Kaikki kassat eivät tarjoa kaikkia toimintoja, ja osa tarjoaa paljon sellaista mitä ei välttämättä tarvita.

Vastaamalla seuraaviin kysymyksiin saat selvitettyä liiketoimintasi kannalta keskeisimmät kassalta vaaditut toiminnot:

• Millaisia maksutapavaihtoehtoja haluat tarjota asiakkaillesi?
• Tuleeko kassan mahdollistaa kaupankäynti useampaa kuin yhtä kanavaa hyödyntäen?
• Millaisessa muodossa haluat toimittaa kuitin asiakkaallesi?
• Millaista raportointia kaipaat liiketoimintasi tueksi?
• Mitkä tuotetietoja koskevat seikat ovat yrityksellesi tärkeitä?
• Tuleeko kassan mahdollistaa esimerkiksi kanta-asiakasohjelman hallinta, alennusmyynti tai   kampanjanhallinta?
• Minkälaisen käyttökokemuksen haluat tarjota henkilökunnalle? Entä asiakkaille?

Kun tarvekartoitus on tehty, on erilaisten kassojen ominaisuuksien vertailu merkittävästi helpompaa. Olennaisinta on löytää omaan liiketoimintaan parhaiten sopiva vaihtoehto.

2. Hinnoittelu - mitä kassajärjestelmä maksaa ja mikä hintaan vaikuttaa?

Sopivan kassan valinnassa yksi merkittävä aspekti ovat tarjolla olevat hinnoittelu- ja sopimusmallit. Saatavilla on kuitenkin joustavasti vaihtoehtoja eri kokoluokkien tarpeisiin.

Pohdi muun muassa sopisiko tarpeisiisi paremmin…

• Porrastettu hinnoittelu vai kiinteä kuukausimaksu
• Määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva sopimus

Juoksevien kuukausikustannusten lisäksi palveluntarjoajat tekevät erillisen veloituksen korttimaksuista. Provision suuruus voi esimerkiksi olla sidottu korttimaksujen toistuvuuteen: mitä enemmän vastaanotat korttimaksuja, sitä pienemmäksi maksunvälityksen palkkio laskee.

Osa palveluntarjoajista tarjoaa kiinteät korttimaksuista perittävät palkkiot, jolloin kulujen seuraaminen on helpompaa ja ennakoitavaa. Yleisesti korttimaksuja seurataan kuukausittaisella tasolla.

3. Kassan koekäyttö

Useimmat toimijat - kuten OP Kassa - tarjoavat mahdollisuutta koekäyttöön, ja tämä kannattaa ehdottomasti hyödyntää.

Kassaa testatessa kannattaa kiinnittää huomiota muun muassa siihen, hyödynnätkö kaikkia kassan ominaisuuksia niin hyvin kuin mahdollista.

Kassat tarjoavat usein työkaluja esimerkiksi myynnin seurantaan, ja myyntiraporteista kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Paneutumalla myyntiraporttien tarjoamaan dataan pystyt kehittämään omaa toimintaasi asiakasystävällisempään ja yrityksen pyörittämisen kannalta tehokkaampaan suuntaan.

Valitse kassajärjestelmä, joka sopii juuri sinun yrityksesi tarpeisiin

Oikean kassan valinta voi aiheuttaa päänvaivaa, sillä erilaisia vaihtoehtoja on tarjolla laidasta laitaan. Sopivan kassan kartoittaminen kannattaa aloittaa niistä tarpeista, jotka syntyvät päivittäisistä yrityksesi toimenpiteistä.

Alta voit ladata veloituksetta käyttöösi kokoamamme oppaan, jonka neuvojen ja valmiiden checklistien avulla löydät parhaiten vaatimuksiisi vastaavan kassajärjestelmän.