Pilvipalveluina toimivat kassajärjestelmät haastavat perinteiset kassat

Nykyään lähes kaikkeen tietokoneella tapahtuvaan toimintaan on olemassa pilvessä toimiva vaihtoehto. Nyt pilvessä toimivat kassajärjestelmät haastavat perinteiset kassat ketteryydellään sekä monipuolisilla käyttöliittymillään.

Jopa 66 % suomalaisista yrityksistä käyttää jo nyt liiketoiminnassaan pilvipalveluita, joten on vain luonnollista että määrä tulee kasvamaan - ja että sama suuntaus laajenee myös kassajärjestelmiin.

Seuraavassa kerromme seitsemän syytä, miksi pilvipalvelupohjainen kassajärjestelmä saattaa olla myös sinun yrityksellesi loistava vaihtoehto.

 

1. Käyttöönotto on nopeaa

Pilvipalvelupohjaiset ohjelmistot suunnitellaan tyypillisesti siten, että ne voidaan ottaa käyttöön ilman erillistä koodausta tai personointia. Palvelua suunniteltaessa on siis otettu jo valmiiksi huomioon kohderyhmän yleisimmät tarpeet, ja niihin pyritään vastaamaan yhdellä palvelupaketilla.

Tämä pätee myös pilvessä toimiviin kassoihin. Mikäli ostat esimerkiksi keskisuurille yrityksille suunnatun pilvipalvelupohjaisen kassajärjestelmän, on kassassa todennäköisesti jo valmiiksi kaikki sellaiset ominaisuudet, joita keskisuurena yrityksenä tarvitset. Monimutkaiset asennukset ja ohjelmoinnit ovat näin ollen tarpeettomia, ja käyttöönotto on paitsi nopeaa, myös helppoa.

 

2. Maksat vain niistä ominaisuuksista, joita tarvitset - niin kauan kuin tarvitset

Pilvipalveluna toimivat ohjelmistot on yleensä jaettu erikokoisiin palvelupaketteihin, jolloin hinnoittelu ja käyttöaste kulkevat käsi kädessä. Näiden erityinen etu on palvelun skaalautuvuus, sillä kassajärjestelmä kasvaa tai kutistuu liiketoiminnan mukana. Raskaita kassajärjestelmäuudistuksia ei siis tarvitse tehdä, vaikka yritys kasvaisi räjähdysmäisesti yhdessä yössä.

Pilvipalvelupohjaiset ohjelmistot ovat myös tyypillisimmin perinteisiä järjestelmiä edullisempia. Tämän mahdollistaa juuri edellä mainittu palvelujen paketointimalli. Näin pienemmällä kokonaisuudella pärjäävä yritys voi ostaa itselleen rajallisemman paketin, ja kattavampaa pakettia kaipaava yritys voi ottaa käyttöönsä vaikka kaikki tarjolla olevat ominaisuudet. Tällä varmistetaan, että kukaan ei maksa ominaisuuksista, joita ei tarvitse.

Pilvipalveluista maksetaan kuukausittain kiinteä summa, ja sopimus on irtisanottavissa koska tahansa. Hinta muodostuu yleensä ohjelmiston käyttöoikeudesta, paketin laajuuden mukaisesta IT- ja käyttäjätuesta. Paketteihin sisältyvät myös aina viimeisimmät päivitykset, joten uusimmista versioista ei tarvitse maksaa erikseen.

 

3. Tietojen säilyttäminen (ja löytäminen!) on helppoa

Jokainen joskus kenkälaatikoissa paperikuitteja arkistoinut kauppias osaa arvostaa vaihtoehtoista ratkaisua tietojen säilyttämiselle. Pilvipalveluna toimiva kassa tallentaa kaikki tiedot, kuitit ja myyntitapahtumat automaattisesti ja reaaliaikaisesti pilveen, jolloin varastojen hyllyt voidaan käyttää johonkin muuhun kuin arkistointiin. 

Lisäksi myynti- ja tuotetietojen ollessa turvassa pilvessä katoaa huoli tärkeiden dokumenttien katoamisesta tai tuhoutumisesta. Vaikka tietokone, tabletti, kassalaitteisto ja puhelin hajoaisivat kaikki kerralla, ovat tiedot silti tallessa ja tarkasteltavissa millä tahansa muulla nettiyhteydellä varustetulla laitteella.

Samalla pääset myynti- ja asiakastietoihin käsiksi myös muualla kuin myymälässäsi. Näin pysyt reaaliaikaisesti kartalla myyntitilanteesta, vaikka itse työskentelisit etänä. Pilvipalvelupohjaiset ratkaisut sujuvoittavat työntekoa ja tuovat joustavuutta kauppiaan arkeen.

 

4. Kuittirumba helpottuu

Kuitin tarjoaminen on Suomen laissa määritelty pakolliseksi aina ostotapahtuman yhteydessä. Kuitti voidaan toimittaa asiakkaalle joko tulostettuna tai sähköisesti. Kassaa valitessa on siis otettava huomioon myös kuittitulostimen tarve.

Paperisen kuitin ongelma on kuitenkin aina ollut sen heikko säilyvyys. Muste haalistuu, kuitit hukkuvat ja paperi repeilee. Sähköinen kuitti puolestaan säilyy asiakkaan sähköpostissa turvassa ulkoisten uhkien ulottumattomissa. Useat kassajärjestelmät ovatkin ottaneet sähköiset kuitit osaksi tarjontaansa.

Monesti kuittien tiedot tallentuvat samalla kassan pilvipalveluun, jolloin kauppiaalle jäävät talteen kuittitiedot kaikista maksutapahtumista - ja kun kaikki nämä tallennetaan luotettavaan paikkaan, voidaan kenkälaatikot viimeistään tässä kohtaa unohtaa.

Samalla tiedot voidaan tarvittaessa tallentaa myös asiakasrekisteriin.

 

5. Tietoturva

Kassajärjestelmässä saattaa ilmetä teknisiä vikoja, jolloin kaikki ainoastaan sinne tallennetut tiedot ovat vaarassa. Nykyaikaisissa kassoissa tiedot kuitenkin tallentuvat reaaliaikaisesti pilvipalvelimelle.

Joitakin voi kuitenkin arveluttaa pilvipalvelujen tietoturva. Tämä on turhaa, sillä pilvipalvelujen tietoturvaan panostetaan paljon - tällä hetkellä pilvi onkin ylivoimaisesti luotettavin tallennuspaikka kauppiaan tärkeille materiaaleille.

Pilvessä toimivat kassajärjestelmät hyödyntävät mm. laajaa varmuuskopiointia sekä vahvaa tunnistautumista, joiden avulla pidetään huoli siitä, etteivät tiedot joudu vääriin käsiin.

 

6. Käytössäsi ovat aina uusimmat päivitykset

Pilvipohjaisen kassajärjestelmän ansiosta kassatoimintosi pysyvät aina ajan hermolla ilman uusien versioiden ostamista, sillä saat aina uusimmat pakettiisi sisältyvät päivitykset käyttöösi: pilvipalvelupohjaiset ohjelmistot ja sovellukset päivittyvät automaattisesti uudemman version tullessa saataville.

Käytössäsi ovat siis aina tuotteen uusimmat innovaatiot ja ominaisuudet.

 

7. Reaaliaikainen varastotilanteen seuranta tehostaa monikanavaista myyntiä

Tarkka ja reaaliaikainen varastotilanne on tärkeä asia niin asiakkaan kuin asiakaskokemuksenkin kannalta katsottuna. Tehokas monikanavainen myynti (esim. myymälä + verkkokauppa) edellyttää eri myyntikanavien varastotilanteiden keskinäistä seurantaa ja integraatiota.

Datan siirtyminen eri myyntikanavien välillä tuottaa silti tuskaa jopa 35 % yrityksistä. Tällaiset ongelmat ratkeavat helposti verkon yli toimivien pilvipalvelujen ansiosta.

 

Valitse kassajärjestelmä, joka sopii juuri sinun yrityksesi tarpeisiin

Oikean kassan valinta voi aiheuttaa päänvaivaa, sillä erilaisia vaihtoehtoja on tarjolla laidasta laitaan. Sopivan kassan kartoittaminen kannattaa aloittaa niistä tarpeista, jotka syntyvät päivittäisistä yrityksesi toimenpiteistä.

Alta saat käsiisi kokoamamme oppaan, jonka neuvojen avulla löydät parhaiten vaatimuksiisi vastaavan kassajärjestelmän.